Proses bisnis tidak hanya menentukan cara kerja sehari-hari perusahaan Anda. Tapi juga bagaimana Anda melakukan pendekatan terhadap setiap aspek bisnis Anda. Inilah cerminan dari budaya organisasi Anda.
Menerapkan sistem BPM otomatis dalam bisnis Anda tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memperkenalkan banyak perubahan budaya di lingkungan perusahaan Anda.
Di sini kami mencoba membuat daftar beberapa perubahan yang akan Anda dapatkan dalam budaya bisnis Anda saat beralih ke otomatisasi.
1. Meningkatnya Transparansi Kerja
Ketika memakai sistem BPM manual, proses bisnis Anda menjadi tidak sistematis dan lincah. Misalnya saja saat melakukan tugas, Anda akan sangat bergantung pada laporan yang dikirimkan guna meninjau kinerja karyawan dan kemajuan tugas.
Sayang laporan - laporan tersebut terkadang tidak jelas, terutama bila sudah melewati deadline. Ketidakjelasan ini dapat menyebabkan kemajuan negatif, serta kurangnya kepercayaan antara Anda sebagai pemilik bisnis atau manajer dengan staf Anda.
Namun saat menerapkan sistem BPM otomatis, Anda dapat menganalisa waktu secara real mengenai kinerja staf: Dari kesesuaian waktu dengan deadline, hasil akhir tugas, jumlah pengeluaran, alokasi sumber daya hingga semua aspek lain dari proses bisnis Anda.
Transparansi semacam ini tentu akan membantu menghasilkan rasa saling percaya dan rasa hormat antara Anda sebagai pemilik bisnis atau manajer dengan para staf.
2. Meningkatnya Tanggung Jawab Individu
Sistem BPM manual dapat memberikan celah pada para staf untuk melewatkan permintaan dari klien dengan memakai berbagai alasan sepele yang dapat menyebabkan perusahaan Anda merugi.
Misalnya saja, saat memakai komunikasi dengan klien memakai email, staf Anda bisa saja memakai alasan masuk fitur “spam” sebagai alasan untuk tidak menyelesaikan tugas tepat waktu.
Ini membuat mereka menjadi seorang individu yang hanya menyalahkan "sistem", daripada berfokus pada solusi untuk masalah tersebut.
Namun hal itu tidak akan Anda temukan saat menerapkan sistem BPM otomatis. Sebab dalam sistem BPM otomatis, ada banyak fitur yang memungkinkan peninjauan dan kemajuan kerja, seperti kehadiran individu, opsi obrolan, dan notifikasi pemberitahuan.
Ini membuat para staf Anda menjadi lebih bertanggung jawab serta fokus pada solusi dalam menyelesaikan masalah.
3. Menjadikan Kerjasama Tim Anda Lebih Kompak
Dalam sistem BPM Manual, para staf bisa dengan mudah membiarkan staf lain dalam tim untuk bekerja dan menutupi kelonggaran yang dilakukannya. Jika itu tidak terjadi, kerja sama tim tidak dapat terpenuhi. Dan yang ada hanya akan menimbulkan sikap saling menyalahkan lagi.
Namun saat Anda mengintegrasikan BPM otomatis ke dalam bisnis Anda, semua orang di tim akan memiliki porsi tugas masing-masing dan deadline waktu untuk menyelesaikannya.
Ini akan membuat setiap staf jadi lebih fokus pada tugas masing-masing dan mempermudah Anda dalam meninjau kinerja mereka.
Selain itu, tiap staf juga dapat lebih mudah menghubungi Anda atau manajer jika beban kerja lebih besar daripada yang bisa ditangani.
Dengan pola tersebut, setiap staf dalam tim akan dengan mudah menyadari tanggung jawab masing-masing. Tidak akan ada lagi istilah “one man show” alias seorang staf yang harus bekerja terlalu keras dalam tim.
4. Adanya Waktu Luang Bagi Para Staf
Dengan sistem BPM otomatis, pekerjaan yang dilakukan tim Anda dapat diselesaikan dalam rentang waktu singkat. Ini membuat mereka memiliki waktu luang.
Para staf dapat menggunakan waktu luang ini untuk mempelajari hal baru agar dapat mengembangkan strategi untuk tugas selanjutnya atau mengeksplorasi kemampuan diri mereka agar dapat terus berkontribusi untuk memajukan perusahaan..
Waktu luang semacam ini tentu tidak akan ditemukan saat memakai sistem BPM manual. Karena para staf sudah kehabisan waktu mereka untuk menyelesaikan tugas agar sesuai dengan deadline dan menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi oleh klien.
Empat perubahan barusan hanya beberapa perubahan yang diperkenalkan sistem BPM otomatis yang akan Anda dapatkan pada lingkungan perusahaan Anda. Apakah Anda menemukan perubahan lainnya? Share pendapat Anda!